Politique de confidentialité

L’une des valeurs fondamentales de Refine est que le contenu que vous importez est strictement confidentiel. Refine n’utilise pas le contenu que vous importez pour entraîner ses propres modèles d’IA.

Le traitement par les modèles d’IA est acheminé via OpenRouter Enterprise, notre fournisseur de passerelle LLM. Nous mettons en œuvre des efforts commercialement raisonnables afin de garantir que les fournisseurs de modèles accessibles via OpenRouter n’utilisent pas le contenu soumis à des fins d’entraînement des modèles. Pour les comptes individuels standard, cela traduit nos efforts commercialement raisonnables fondés sur les conditions et engagements disponibles des fournisseurs ; il ne s’agit pas d’une garantie contractuelle s’étendant à chaque fournisseur de l’ensemble des fournisseurs d’acheminement.

Pour les utilisateurs qui accèdent à Refine via un compte organisationnel (formule institutionnelle ou entreprise), nous exigeons de nos fournisseurs de LLM la non-conservation des données (Zero Data Retention, ZDR), ce qui signifie que le contenu soumis n’est stocké par aucun fournisseur de modèle, même de manière transitoire, et nos contrats avec ces fournisseurs interdisent expressément l’utilisation du contenu à des fins d’entraînement. Si un accès organisationnel assorti de ces garanties renforcées vous intéresse, veuillez nous contacter à l’adresse institutional-support@refine.ink.

Nous utilisons PostHog pour l’analyse produit et le rejeu de session, afin d’améliorer notre service et de faciliter le diagnostic des problèmes. Pour les comptes organisationnels, le contenu des sessions est masqué. Pour les comptes individuels de particuliers, cela inclut des enregistrements de session liés à votre compte. Lorsque la loi applicable l’exige, notamment pour les utilisateurs de l’EEE et du Royaume-Uni, le rejeu de session n’est activé qu’après que vous avez donné votre consentement via notre bandeau de consentement aux cookies.

Le contenu que vous importez ne sera ni partagé ni vendu par Refine à un quelconque tiers, en dehors de nos sous-traitants ultérieurs.

Vos données sont protégées par des pratiques de sécurité conformes aux normes du secteur, sur l’infrastructure Microsoft Azure. Lorsque vous supprimez une session de votre historique, nous supprimons toutes les données associées de manière définitive et irrécupérable.

Nous pouvons utiliser vos interactions avec les commentaires afin d’améliorer le classement et la qualité des commentaires. Vous pouvez vous y opposer en écrivant à help@refine.ink depuis l’adresse e-mail de votre compte.

• Politique de confidentialité d’OpenRouter

Nous recueillons les informations personnelles que vous nous fournissez volontairement lorsque vous vous inscrivez aux Services, lorsque vous manifestez un intérêt pour obtenir des informations à notre sujet ou au sujet de nos produits et Services, lorsque vous participez à des activités sur les Services ou lorsque vous nous contactez de toute autre manière.

Les informations personnelles que nous recueillons dépendent du contexte de vos interactions avec nous et avec les Services, des choix que vous faites et des produits et fonctions que vous utilisez. Les informations personnelles que nous recueillons peuvent comprendre les suivantes : noms, adresses e-mail, identifiants d’utilisateur, adresses de facturation, données de contact ou d’authentification, mots de passe.

Nous ne recueillons pas intentionnellement d’informations personnelles sensibles. Le contenu importé peut contenir incidemment de telles données, que nous traitons uniquement aux fins de la fourniture du service demandé et que nous n’utilisons à aucune autre fin.

Nous pouvons recueillir les données nécessaires au traitement de votre paiement si vous choisissez d’effectuer des achats, telles que le numéro de votre instrument de paiement et le code de sécurité associé à celui-ci. L’ensemble des données de paiement est traité et stocké par Stripe. Vous pouvez consulter sa politique de confidentialité ici : stripe.com/privacy.

Nous pouvons vous offrir la possibilité de vous inscrire auprès de nous à l’aide des informations d’un compte de réseau social existant, comme votre compte Google ou un autre compte de réseau social. Si vous choisissez de vous inscrire de cette manière, nous recueillerons certaines informations de profil vous concernant auprès du fournisseur du réseau social. Toutes les informations personnelles que vous nous fournissez doivent être véridiques, complètes et exactes, et vous devez nous informer de toute modification de ces informations personnelles.

Nous recueillons automatiquement certaines informations lorsque vous visitez, utilisez ou parcourez les Services. Ces informations ne révèlent pas votre identité précise (comme votre nom ou vos coordonnées), mais peuvent comprendre des informations relatives à votre appareil et à votre utilisation, telles que votre adresse IP, les caractéristiques de votre navigateur et de votre appareil, votre système d’exploitation, vos préférences linguistiques, les URL de provenance, le nom de votre appareil, le pays, la localisation, des informations sur la manière et le moment où vous utilisez nos Services, ainsi que d’autres informations techniques. Ces informations sont principalement nécessaires au maintien de la sécurité et du fonctionnement de nos Services, ainsi qu’à nos besoins internes d’analyse et de reporting.

Comme de nombreuses entreprises, nous recueillons également des informations au moyen de cookies et de technologies similaires. Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet dans notre Politique en matière de cookies : refine.ink/cookie-policy.

Les informations que nous recueillons comprennent : les données de journalisation et d’utilisation (informations relatives au service, de diagnostic, d’utilisation et de performance que nos serveurs recueillent automatiquement lorsque vous accédez à nos Services ou les utilisez, et que nous consignons dans des fichiers journaux) et les données relatives à l’appareil (informations concernant votre ordinateur, téléphone, tablette ou tout autre appareil que vous utilisez pour accéder aux Services, y compris l’adresse IP, les numéros d’identification de l’appareil et de l’application, la localisation, le type de navigateur, le modèle de matériel, le fournisseur d’accès à Internet et/ou l’opérateur mobile, le système d’exploitation et les informations de configuration du système).

Notre utilisation des informations reçues des API Google respectera la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et le RGPD du Royaume-Uni nous imposent d’expliquer les bases légales valides sur lesquelles nous nous fondons pour traiter vos informations personnelles. Nous pouvons nous fonder sur les bases légales suivantes :

• Consentement. Nous pouvons traiter vos informations si vous nous avez autorisés à utiliser vos informations personnelles à une fin déterminée. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
• Exécution d’un contrat. Nous pouvons traiter vos informations personnelles lorsque nous estimons que cela est nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles à votre égard, notamment pour fournir nos Services, ou à votre demande avant la conclusion d’un contrat avec vous.
• Intérêts légitimes. Nous pouvons traiter vos informations lorsque nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire à la réalisation de nos intérêts commerciaux légitimes et que ces intérêts ne prévalent pas sur vos intérêts ainsi que sur vos libertés et droits fondamentaux. Par exemple, nous pouvons traiter vos informations personnelles afin : d’envoyer aux utilisateurs des informations sur des offres spéciales et des remises sur nos produits et services ; d’analyser la manière dont nos Services sont utilisés afin de les améliorer pour intéresser et fidéliser les utilisateurs ; de diagnostiquer des problèmes et/ou de prévenir des activités frauduleuses ; de comprendre comment nos utilisateurs utilisent nos produits et services afin d’améliorer l’expérience utilisateur ; et d’évaluer et d’améliorer nos stratégies marketing.
• Obligations légales. Nous pouvons traiter vos informations lorsque nous estimons que cela est nécessaire au respect de nos obligations légales, par exemple pour coopérer avec une autorité répressive ou une autorité de régulation, exercer ou défendre nos droits en justice, ou divulguer vos informations à titre de preuve dans un litige auquel nous sommes partie.
• Intérêts vitaux. Nous pouvons traiter vos informations lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou les intérêts vitaux d’un tiers, par exemple dans des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité d’une personne.

En termes juridiques, nous sommes généralement le responsable du traitement, au sens du droit européen de la protection des données, des informations personnelles décrites dans le présent Avis de confidentialité, dès lors que nous déterminons les moyens et/ou les finalités du traitement de données que nous effectuons. Le présent Avis de confidentialité ne s’applique pas aux informations personnelles que nous traitons en qualité de sous-traitant pour le compte de nos clients institutionnels. Dans ces situations, le client auquel nous fournissons des services et avec lequel nous avons conclu un Accord de traitement des données est le responsable du traitement de vos informations personnelles, et nous traitons vos informations pour son compte, conformément à ses instructions. Si vous souhaitez en savoir plus sur les pratiques de confidentialité de nos clients, nous vous invitons à lire leurs politiques de confidentialité et à leur adresser toute question.

Les demandes relatives à la protection des données peuvent être adressées à privacy@refine.ink. Le Responsable de la sécurité de l’information assure actuellement les missions de supervision de la protection des données pour Refine.

Nous pouvons traiter vos informations si vous nous avez donné une autorisation spécifique (c’est-à-dire un consentement exprès) d’utiliser vos informations personnelles à une fin déterminée, ou dans des situations où votre autorisation peut être déduite (c’est-à-dire un consentement implicite). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Dans certains cas exceptionnels, le droit applicable peut nous autoriser légalement à traiter vos informations sans votre consentement, notamment aux fins d’enquêtes ainsi que de détection et de prévention de la fraude, pour des opérations commerciales sous réserve du respect de certaines conditions, pour nous conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une décision de justice, ou lorsque les informations sont accessibles au public et visées par la réglementation applicable.

Nous partageons vos données avec des fournisseurs et prestataires de services tiers qui réalisent des prestations pour nous ou pour notre compte. Nous avons conclu avec toutes ces parties des contrats destinés à protéger vos informations personnelles. Elles ne peuvent rien faire de vos informations personnelles sans que nous le leur ayons demandé, et elles s’engagent à protéger les données qu’elles détiennent pour notre compte.

Nous faisons appel à des prestataires de services relevant des catégories suivantes :

• Infrastructure cloud : Microsoft Azure (puissance de calcul, stockage et réseau principaux)
• Traitement par IA et LLM : OpenRouter Enterprise (passerelle LLM). Le traitement par les modèles d’IA est acheminé via OpenRouter, qui interdit contractuellement l’entraînement sur le contenu soumis. OpenRouter achemine les requêtes vers un ou plusieurs fournisseurs de modèles sous-jacents en fonction de la disponibilité, de la performance et du niveau de service. Une description de nos catégories actuelles de fournisseurs et de leurs pratiques générales en matière de données est disponible à l’adresse trust.refine.ink, et la liste complète des sous-traitants ultérieurs actuels, y compris les fournisseurs de modèles sous-jacents accessibles via OpenRouter, est disponible sur demande.
• Traitement des documents : Mathpix (analyse de la notation et des formules mathématiques des documents soumis)
• Analyse produit et rejeu de session : PostHog. Pour les utilisateurs qui accèdent à Refine via un compte organisationnel, le contenu des sessions associé aux importations de manuscrits est masqué. Pour les comptes individuels de particuliers, PostHog peut recevoir des enregistrements de session et des événements d’utilisation liés à votre compte, y compris du contenu associé à vos sessions, que Refine utilise aux fins d’amélioration du produit et de diagnostic des problèmes. PostHog traite ces données dans le cadre d’un Accord de traitement des données qui lui interdit de les utiliser à ses propres fins, y compris pour l’entraînement de modèles d’IA.
• Authentification : Clerk
• Factures et facturation : Stripe
• Communications par e-mail : Customer.io (envoi d’e-mails transactionnels et marketing)
• Inscription des comptes utilisateurs : Google Sign-In

Les informations relatives aux sous-traitants ultérieurs de Refine sont disponibles via notre Trust Center, à l’adresse trust.refine.ink. Certains sous-traitants ultérieurs peuvent être identifiés par catégorie de service plutôt que par nom de fournisseur lorsque cela est approprié pour des raisons de sécurité ou d’exploitation. Les clients institutionnels peuvent demander la liste complète et à jour des sous-traitants ultérieurs de Refine, sous réserve des exigences contractuelles et de confidentialité applicables. Les clients institutionnels sont informés des changements substantiels de sous-traitants ultérieurs conformément aux stipulations de leur Accord de traitement des données. Des outils de rejeu de session peuvent être actifs pendant votre utilisation des Services ; veuillez consulter notre Politique en matière de cookies pour plus de détails et pour connaître les options de refus.

Nous pouvons partager ou transférer vos informations dans le cadre de, ou lors de négociations relatives à, toute fusion, cession d’actifs de la société, opération de financement ou acquisition de tout ou partie de notre activité par une autre société.

Dans le cadre de nos Services, nous proposons des produits, fonctions ou outils reposant sur l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique ou des technologies similaires (collectivement, les « Produits d’IA »). Ces outils sont conçus pour enrichir votre expérience et vous proposer des solutions innovantes. Les stipulations du présent Avis de confidentialité régissent votre utilisation des Produits d’IA au sein de nos Services.

Le traitement par les modèles d’IA est assuré par OpenRouter Enterprise, notre passerelle LLM, qui achemine les requêtes vers un ou plusieurs fournisseurs de modèles sous-jacents. Refine n’utilise pas le contenu soumis pour entraîner ses propres modèles. Pour les comptes individuels standard, Refine met en œuvre des efforts commercialement raisonnables afin d’acheminer le trafic vers des fournisseurs qui n’entraînent pas leurs modèles sur les données saisies par les clients ; il s’agit d’un engagement d’efforts commercialement raisonnables, qui ne rend pas Refine responsable des manquements à cette politique commis par les fournisseurs sous-jacents de l’ensemble des fournisseurs d’acheminement. Pour les comptes organisationnels, les contrats conclus avec les fournisseurs interdisent expressément l’entraînement sur le contenu soumis, et la non-conservation des données (Zero Data Retention) s’applique. Voir la section 1 pour plus de détails.

Vous ne devez utiliser les Produits d’IA d’aucune manière qui violerait les conditions ou les politiques d’un fournisseur de services d’IA.

Nos Produits d’IA sont conçus pour les fonctions suivantes : analyse de manuscrits, détection d’erreurs dans la recherche universitaire, analyse du raisonnement mathématique et logique, et génération de rapports de commentaires structurés.

Toutes les informations personnelles traitées à l’aide de nos Produits d’IA sont gérées conformément au présent Avis de confidentialité et à nos accords avec les fournisseurs tiers. Le contenu soumis est traité par notre chaîne de traitement d’IA uniquement afin de générer et de restituer des commentaires à l’utilisateur qui l’a soumis. Les résultats produits par l’IA de Refine ont une valeur consultative et ne constituent pas des décisions automatisées produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs à l’égard des utilisateurs.

Nos serveurs sont situés aux États-Unis (Microsoft Azure, région Central US). Quel que soit votre lieu de résidence, veuillez noter que vos informations peuvent être transférées aux États-Unis, y être stockées et y être traitées par nous et par les fournisseurs tiers avec lesquels nous partageons vos informations personnelles.

Si vous résidez dans l’Espace économique européen (EEE), au Royaume-Uni ou en Suisse, veuillez noter que les États-Unis peuvent ne pas disposer de lois sur la protection des données aussi complètes que celles de votre pays. Nous prenons les mesures suivantes pour protéger vos informations personnelles dans le cadre des transferts internationaux :

Clauses contractuelles types. Pour les transferts de données à caractère personnel de l’EEE ou du Royaume-Uni vers les États-Unis, nous nous fondons sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d’exécution 2021/914 de la Commission européenne) en tant que mécanisme de transfert licite. Ces clauses imposent des obligations de protection des données aux deux parties au transfert. Une copie des clauses contractuelles types applicables peut être fournie sur demande adressée à privacy@refine.ink.

Nous avons mis en place des garanties équivalentes avec nos sous-traitants ultérieurs tiers qui traitent des données à caractère personnel provenant de l’EEE ou du Royaume-Uni. Des détails complémentaires sont disponibles sur demande.

Nous nous efforçons de protéger vos informations personnelles au moyen d’un ensemble de mesures de sécurité organisationnelles et techniques.

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, destinées à protéger la sécurité de toutes les informations personnelles que nous traitons. Celles-ci comprennent le chiffrement des données en transit et au repos, des contrôles d’accès et une surveillance continue de la sécurité. Toutefois, malgré nos garanties et nos efforts pour sécuriser vos informations, aucune transmission électronique par Internet ni aucune technologie de stockage d’informations ne peut être garantie sûre à 100 % ; nous ne pouvons donc pas promettre ni garantir que des pirates informatiques, des cybercriminels ou d’autres tiers non autorisés ne parviendront pas à contourner notre sécurité et à recueillir, consulter, dérober ou modifier indûment vos informations. Bien que nous fassions notre possible pour protéger vos informations personnelles, la transmission d’informations personnelles vers et depuis nos Services se fait à vos propres risques. Vous ne devez accéder aux Services que dans un environnement sécurisé.

Nous sommes certifiés ISO 27001 et avons achevé notre examen SOC 2 Type 1, notre audit SOC 2 Type 2 étant en cours. Des informations complémentaires sur notre programme de sécurité sont disponibles à l’adresse trust.refine.ink.

Nous maintenons un programme de réponse aux incidents conçu pour détecter, contenir et corriger les incidents de sécurité affectant des informations personnelles. En cas de violation de données à caractère personnel, nous prendrons les mesures suivantes :

1. Notification aux autorités. Lorsque la loi applicable l’exige, nous notifierons l’autorité de contrôle compétente dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation (RGPD et RGPD du Royaume-Uni), ou dans le délai requis par la loi applicable de l’État américain concerné.
2. Notification aux personnes concernées. Lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous en informerons les personnes concernées dans les meilleurs délais raisonnablement possibles, en utilisant les coordonnées dont nous disposons. Nous fournirons des informations sur la nature de la violation, les données concernées et les mesures que nous prenons pour y remédier.
3. Mesures correctives. Nous enquêterons sur la violation, contiendrons l’incident et prendrons des mesures pour en prévenir la réitération. Nous consignerons par écrit toutes les violations conformément à nos obligations légales, indépendamment du fait qu’une notification aux autorités soit requise ou non.

Si vous avez des raisons de penser que vos informations personnelles ont été compromises, veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse privacy@refine.ink.

Si vous vous trouvez au Royaume-Uni, vous avez le droit de formuler une demande concernant vos informations personnelles dans la mesure prévue par le RGPD britannique et le Data Protection Act 2018. Vous pouvez demander : quelles informations personnelles nous détenons à votre sujet ; comment nous utilisons vos informations personnelles et sur quelle base juridique ; pendant combien de temps nous conservons vos informations personnelles ; avec qui elles ont été ou seront partagées ; et s’il existe des processus de décision automatisée vous concernant.

Vous pouvez soumettre votre demande au moyen des coordonnées indiquées à la section « Comment pouvez-vous nous contacter au sujet du présent avis ? » ci-dessous. Si vous estimez que notre traitement de vos informations enfreint le droit applicable, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO).